Memilih aplikasi payroll merupakan pilihan terbaik ketika kita sedang menjalankan remote working. Namun, apakah kita sudah yakin memilih aplikasi payroll yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Di tengah situasi pandemic seperti ini, sudah menjadi hal yang umum bagi banyak pengembang untuk menawarkan solusi penggajian otomatis. Namun, apakah solusi penggajian tersebut sudah memenuhi seluruh kebutuhan Kita terutama saat remote working? Dilansir pada Forbes setidaknya ada empat hal penting yang harus diperhatikan sebelum memilih aplikasi payroll.
Pertama, layanan pelanggan yang baik. Menggunakan aplikasi payroll bukan tanpa masalah. Biasanya, kesalahan-kesalahan teknis dapat terjadi kapan saja.
Kedua, mampu mengakomodasi kebutuhan perpajakan. Elemen pajak seperti PPh 21 pada perhitungan gaji wajib disertakan dalam perhitungan gaji. Aplikasi payroll wajib memiliki fitur perhitungan pajak agar perusahaan bisa mengakomodasi kebutuhan pajak karyawan.
Ketiga, aplikasi tersebut juga harus fleksibel, nggak hanya sekadar menghitung gaji. Aplikasi payroll harus terintegrasi untuk memudahkan perhitungan seperti absensi online, pengajuan cuti, dan juga tata kelola data karyawan.
Terakhir, teknologi yang digunakan pada aplikasi payroll harus memberikan kemudahan seperti fleksibilitas dan aksesibilitas. Dua kemudahan tersebut bisa ditemukan di dalam teknologi dengan sistem berbasis cloud.
Cloud Memungkinkan Kerja Jarak Jauh
Sistem komputasi cloud merupakan sistem penyimpanan yang terhubung dengan jaringan internet dan diolah dalam sebuah server. Di mana pengguna dapat mengakses dan menyimpan data secara fleksibel asal terhubung dengan jaringan internet.
Menurut Lianna Susanto, country manager IBM for Indonesia menjelaskan bahwa teknologi cloud memungkinkan perusahaan menciptakan fleksibilitas dan meningkatkan proses bisnis.
Salah satu contoh manfaat yang didapat dari sistem komputasi cloud adalah memungkinkan remote working. Kecepatan dan kemudahan akses pada sistem cloud membuat kita bisa mengelola data di mana pun dan kapan pun tanpa ada batasan ruang dan birokrasi.
Sistem cloud biasanya dapat diakses dengan sebuah software atau aplikasi yang diprogram sesuai kebutuhan. Dalam kebutuhan hitung gaji, sistem komputasi cloud berbentuk sebuah aplikasi payroll atau HRIS (human resource information system).
Karakteristik Aplikasi Payroll yang Kita Butuhkan
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, tidak semua aplikasi payroll bisa memberikan solusi terbaik bagi proses bisnis kita. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakan aplikasi payroll.
Apa saja karakteristik aplikasi payroll terbaik yang dapat Kita gunakan terutama ketika sedang work from home atau remote working?
1. Menyederhanakan Proses Operasional
Jika berbicara aplikasi, excel dan spreadsheet bisa dikatakan sebagai aplikasi, namun kedua aplikasi tersebut apakah mampu menyederhanakan proses operasional? Jawabanya nggak, guys. Kenapa?
Karena pemrosesan data pada kedua aplikasi tersebut dilakukan secara manual. Pengelola tetap dipegang oleh pengoperasi. Sedangkan dengan aplikasi payroll, kita hanya berperan sebagai pengguna yang bertugas untuk memasukkan dan juga mengawasi proses pengolahannya. Sedangkan data dikelola dan dikalkulasi oleh sistem.
Misalnya, kita nggak perlu lagi menghitung dua kali antara data perhitungan gaji dengan jumlah absensi yang bisa memakan waktu cukup lama. Hal ini juga dibuktikan oleh penelitian bahwa software atau aplikasi payroll bisa memangkas waktu penggajian 60%.
2. Menyederhanakan Proses Administrasi
Selain menyederhanakan proses operasional, aplikasi payroll juga memungkinkan kita dapat menyederhanakan proses administrasi.
Jadi, nggak perlu lagi proses administrasi yang birokratis. Dengan begitu, karyawan bisa mendapatkan kemudahan dalam mengajukan kebutuhan dan memberikan feedback kepada perusahaan.
Salah satu contohnya adalah karyawan bisa mengajukan komplain informasi slip gaji dengan mudah dalam satu aplikasi. Contoh lainnya adalah pengajuan cuti dan pinjaman karyawan yang dapat dilakukan langsung melalui aplikasi tanpa proses administrasi.
3. Integrasi Data Penggajian
Jika kita ingin menghitung gaji karyawan dalam satu bulan akan ada lebih dari satu data yang berbeda terdiri dari data absensi, data tunjangan, cuti, atau elemen lain di mana memerlukan proses pengolahan yang dilakukan secara manual.
Dengan aplikasi payroll, kita nggak perlu lagi melakukan double-calculation dengan data berbeda yang lebih berisiko. Semua perhitungan dan proses data terintegrasi dalam satu aplikasi.
Absensi karyawan, pengajuan cuti, bahkan pinjaman karyawan dikelola secara real-time dan secara otomatis masuk ke dalam perhitungan gaji. Kemudahan ini tentu dapat mengefisiensikan waktu dan biaya dalam tata kelola SDM perusahaan, kan?
On-Premise atau Software as a Service?
Perbedaan antara aplikasi payroll on-premise dan software as a service (SaaS) adalah pada pengelolaan dan penyimpanan data. On-premise membangun infrastruktur program untuk dikelola sendiri sedangkan SaaS, kita memilih pihak kedua sebagai pengelola datanya.
Dari segi keamanan, dua-duanya menjamin keamanan dan kemudahan akses data. Namun ada beberapa hal yang membedakan dari kedua layanan aplikasi payroll tersebut.
Pertama adalah biaya, karena on-premise dibangun sendiri, maka membutuhkan biaya mulai dari investasi infrastruktur hingga tenaga ahli. Berbeda dengan SaaS yang hanya mengeluarkan biaya untuk pembelian aplikasi.
Kedua, dari segi kapasitas. On-premise memerlukan penyimpanan dan yang pasti memakan ruang. Sedangkan SaaS tidak membutuhkan ruang atau penyimpanan khusus untuk mengelola data.
Jika dilihat dari efisiensi, software HRIS SaaS lebih baik dibanding dengan on-premise. Jika Kita telah memutuskan untuk membeli aplikasi payroll berbasis cloud dan merupakan SaaS (Software as a service) kita bisa mempercayakan kepada Talenta, guys.
Aplikasi payroll Talenta menjamin kemudahan Kita dalam proses pengelolaan data karyawan termasuk absensi hingga perhitungan gaji. Yuk, ketahui lebih lanjut tentang Talenta dengan mengikuti demo gratis sekarang juga di sini!
*****
